Häufige Fragen zu E-Rechnungen & Vanilla Invoice
Alles, was du über E-Rechnungen, die gesetzliche Pflicht ab 2025 und Vanilla Invoice wissen musst – klar und verständlich beantwortet.
Grundlagen E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – also kein einfaches PDF. Die gängigen Formate in Deutschland sind X-Rechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Gesetzliche Grundlage ist § 14 UStG, der seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Transaktionen gilt.
Was ist der Unterschied zwischen X-Rechnung und ZUGFeRD?
X-Rechnung ist ein reines XML-Format ohne visuellen Anteil. Es ist das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und wird von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet.
ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF lesen, während sein Buchhaltungssystem die XML-Daten automatisch verarbeitet. ZUGFeRD ist ideal für B2B-Rechnungen im privaten Sektor.
Vanilla Invoice unterstützt beide Formate.
Ab wann sind E-Rechnungen in Deutschland Pflicht?
- Seit 1. Januar 2025: Alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027: Alle umsatzsteuerpflichtigen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden (Umsatz im Vorjahr über 800.000 €: bereits ab 2026).
Wer frühzeitig umstellt, ist auf der sicheren Seite und profitiert von schnelleren Zahlungsprozessen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle inländischen B2B-Transaktionen – unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer nach §19 UStG bist oder nicht. Vanilla Invoice unterstützt die Kleinunternehmerregelung: Der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis auf die Steuerbefreiung wird automatisch in deine Rechnungen eingefügt.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung versende?
Nach Ablauf der Übergangsfristen kann das Finanzamt bei Verstößen steuerliche Nachteile geltend machen. Außerdem riskierst du, dass deine Kunden Rechnungen ablehnen, da sie für ihre eigene Buchhaltung strukturierte Formate benötigen. Frühzeitig umzustellen schützt dich vor diesen Risiken.
Vanilla Invoice im Vergleich
Was unterscheidet Vanilla Invoice von Lexware, sevDesk oder WISO?
Vanilla Invoice macht nur Rechnungsstellung – und das richtig gut. Andere Tools sind auf Buchhaltung ausgelegt und bringen Funktionen mit, die du als Freelancer, Kleinunternehmer oder Selbstständiger nie brauchst.
- Lexware Office M (11,90 €/Monat): Buchhaltung, Mahnwesen, CRM – viel Overhead. X-Rechnung erst im teuersten Tarif XL verfügbar.
- sevDesk Rechnungen (11,90 €/Monat): Buchhaltungsfokus, DATEV-Schnittstelle, komplex in der Bedienung. Server in den Niederlanden.
- WISO MeinBüro XS (9,00 €/Monat): Umsatzlimit von 22.000 €/Jahr, viele Buchhaltungsfunktionen.
- Vanilla Invoice (ab 3 €/Monat): Nur Rechnungsstellung, X-Rechnung & ZUGFeRD inklusive, keine Kreditkarte nötig, Hosting in Deutschland bei Netcup.
Brauche ich eine Buchhaltungssoftware oder reicht Vanilla Invoice?
Wenn du deine Buchhaltung bereits über deinen Steuerberater, ELSTER oder WISO Steuer abwickelst, brauchst du keine zusätzliche Buchhaltungssoftware. Vanilla Invoice ist genau für diesen Fall gemacht: Du erstellst rechtskonforme E-Rechnungen, exportierst sie und sendest sie an deine Kunden. Die Buchhaltung bleibt dort, wo sie hingehört – bei deinem Steuerberater.
Kann ich Vanilla Invoice neben meinem Steuerberater oder ELSTER nutzen?
Ja, problemlos. Vanilla Invoice ist kein Buchhaltungssystem, sondern ein reines Rechnungstool. Du erstellst deine Rechnungen, lädst sie herunter und gibst sie deinem Steuerberater weiter oder buchst sie selbst in ELSTER ein. Keine Doppelarbeit, keine Konflikte.
Datenschutz & Hosting
Wo werden meine Daten gespeichert?
Deine Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert – gehostet bei Netcup, einem deutschen Rechenzentrumsanbieter mit Standort in Nürnberg. Kein Datentransfer in die USA oder andere Drittländer.
Ist Vanilla Invoice DSGVO-konform?
Ja. Vanilla Invoice ist vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Wir erheben nur die Daten, die für den Betrieb des Dienstes notwendig sind, und geben sie nicht an Dritte weiter.
Werden meine Rechnungsdaten an Dritte weitergegeben?
Nein. Deine Rechnungsdaten gehören dir. Wir verkaufen keine Daten, geben sie nicht an Werbetreibende weiter und nutzen sie nicht für andere Zwecke als den Betrieb von Vanilla Invoice.
Preise & Testphase
Wie viel kostet Vanilla Invoice?
Vanilla Invoice kostet ab 3 €/Monat bei 2-Jahres-Laufzeit. Alle Tarife enthalten den vollen Funktionsumfang – keine versteckten Zusatzkosten, keine Funktionen hinter Paywalls.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Ja. Du kannst Vanilla Invoice 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen – ohne Kreditkarte, ohne automatische Verlängerung. Nach der Testphase entscheidest du, ob du weitermachen möchtest.
Kann ich jederzeit kündigen?
Ja. Du kannst deinen Tarif jederzeit zum Ende der Laufzeit kündigen. Keine Kündigungsfristen, keine versteckten Hürden. Deine Daten kannst du vorher exportieren.
Technisches
Welche E-Rechnungsformate unterstützt Vanilla Invoice?
Vanilla Invoice unterstützt beide in Deutschland relevanten E-Rechnungsformate:
- X-Rechnung (CII) – das XML-Format für öffentliche Auftraggeber und B2B-Rechnungen
- ZUGFeRD / Factur-X – PDF mit eingebettetem XML, ideal für B2B im privaten Sektor
Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen ab 2025.
Kann ich mein eigenes Logo und Design verwenden?
Ja. Du kannst dein Logo hochladen und das Design deiner Rechnungen anpassen – Farben, Schriften, Layout. Deine Rechnungen sehen professionell aus und spiegeln dein Corporate Design wider.
Wie versende ich meine E-Rechnung an Kunden?
Du exportierst deine fertige Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder X-Rechnung-XML und sendest sie direkt aus deinem E-Mail-Programm an deinen Kunden. Kein separates Versandtool nötig – genau so, wie du es gewohnt bist.
Direktvergleich: Vanilla Invoice vs. Alternativen
Reguläre Preise ohne Rabattaktionen, Stand Februar 2026.
| Feature | Vanilla Invoice | Lexware M | sevDesk | WISO XS |
|---|---|---|---|---|
| Preis/Monat (regulär) | ab 3 € | 11,90 € | 11,90 € | 9,00 € |
| X-Rechnung | nur ab M-Tarif | |||
| ZUGFeRD | ||||
| Nur Rechnungsstellung | ||||
| Hosting in Deutschland | ✓ Netcup | |||
| 14 Tage kostenlos testen | ||||
| Keine Kreditkarte nötig | ||||
| Buchhaltung / EÜR / GuV | Bewusst nicht |
* Lexware XRechnung ist erst im Tarif "XL" verfügbar (regulär 32,90 €/Monat). sevDesk hostet in den Niederlanden.
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