Ab 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer und Selbstständige E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden. Für alle, die bisher Rechnungen mit Excel erstellt und als PDF verschickt haben, wird die Umstellung zur Pflicht – doch warum? Und wie gelingt der Wechsel ohne teure All-in-One-Software?
Die Einführung der E-Rechnung zielt darauf ab, Buchhaltungsprozesse zu standardisieren und Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDFs basieren E-Rechnungen auf strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt Zahlungsabläufe.
Das Programm kann keine maschinenlesbaren XML-Daten generieren, die für E-Rechnungen erforderlich sind.
Sie enthalten keine strukturierten Daten, die für die automatische Verarbeitung notwendig sind.
Excel-Tabellen erfüllen nicht die Anforderungen an revisionssichere Archivierung bei deinen Kunden.
Ohne E-Rechnungen riskierst du künftig steuerliche Nachteile oder den Verlust des Vorsteuerabzugs.
Viele E-Rechnungstools sind überteuert oder bieten unnötige Zusatzfunktionen wie CRM oder Lagerverwaltung – gerade für Nebenberufler, die nur gelegentlich Rechnungen schreiben, ein No-Go. Wenn du deine Buchhaltung bereits über Elster oder WISO Steuer abwickelst, brauchst du kein Komplettsystem.
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